Cómo organizar la mejor fiesta de graduación 

Los días para organizar las fiestas de graduaciones del actual ciclo escolar están a la vuelta de la esquina y el especialista en este tipo de eventos, Gabriel Gómez de Drooms Graduaciones, habló sobre los puntos a seguir para tener buenas experiencias.

Se sabe que tras el regreso de las vacaciones de Semana Santa, las familias y los estudiantes que están por graduar, entran a la recta final de su preparación para el fin de su ciclo académico del nivel en el que estén.

No sólo es prepararse para los exámenes finales, en algunos casos entrega de tesis y exámenes profesionales, también está el tema de la fiesta de graduación, que suele ser uno de los momentos más esperados de los estudiantes.

Sin embargo, si se busca una buena experiencia y esquivar la mayor cantidad de problemas, lo mejor es empezar en estas fechas a moverse en busca de orientación profesional.

Sólo en la Ciudad de México existen 300 universidades entre públicas y privadas, en las que los comités de alumnos deben iniciar con la organización de los festejos de graduación.

Gabriel Gómez y Drooms Graduaciones cuentan con 13 años de experiencia y cientos de eventos realizados, por lo que tanto él como la empresa, son voces autorizadas para orientar a quien esté interesado en organizar una fiesta de graduación.

¿Qué característica debe tener una empresa que organiza este tipo de eventos?

Existen cientos de empresas en todo México que se dedican a la organización de este tipo de eventos, pero no todas son serias ni profesionales y una mala selección podría convertir una noche de alegría en una de frustración y coraje.

Gabriel Gómez explicó que siempre que se busque contratar a una empresa para organizar una graduación, se debe tomar en cuenta la reputación de la misma y su experiencia.

No siempre se pueden escuchar recomendaciones de personas que ya tuvieron la oportunidad de trabajar con alguna empresa, pero ahora existe la herramienta de que las compañías son calificadas en redes sociales o internet.

En el caso de Drooms Graduaciones tiene una calificación de 4.9 de un 5.0 posible en Google, gracias a los 13 años de experiencia en el ramo y cientos de eventos realizados.

“Es una calificación muy buena, que nos ha costado mucho obtenerla, pero es gracias a la experiencia que tenemos y sobre todo, lo que más le importa a los clientes, es que lo que prometemos lo cumplimos.

“Hoy en día esto es muy difícil en el ramo porque te encuentras con una oferta en donde te ofrecen muchos beneficios, hacen promesas que parece atractivas, pero que al momento de intentar cumplirlas, fallan”, dijo Gabriel Gómez.

Lo primero que se debe tomar en cuenta

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El primer paso que debe tener el comité de alumnos o padres de familia para planear una fiesta es saber cuántos graduados va a asistir al evento.

Se calcula que una media por graduado es una mesa de 10 personas. Si se gradúan 50 alumnos se calcula una asistencia de 500 personas y se debe buscar una sede que albergue dicha cantidad.

“La experiencia nos dice que por cada graduado van 10 personas a la fiesta. Hay chicos que sólo van con sus papás, pero hay quienes llevan hasta 20 invitados. Me tocó un evento que una chica llevó 70 invitados.

“Sabiendo la cantidad de graduados podemos buscar la sede y planear la organización de la pista de baile y la colocación de las mesas. Es muy importante, por seguridad que las mesas tengan espacio entre ellas”, explicó Gabriel Gómez.

Conocer la cantidad de asistentes también entra dentro de los temas de seguridad, pues la colocación de las mesas de acuerdo a la cantidad de asistentes permite planear rutas de escape.

Además agiliza el trabajo de los meseros y evita accidentes entre ellos o con los propios asistentes.

“Esto parece algo sin importancia, pero el que los meseros tengan espacios reduce la probabilidad de accidentes. Imagínate que hay un choque de un mesero con otro o con un invitado y la sopa caliente cae sobre un comensal. Todo eso debemos tomar en cuenta como parte de la seguridad”, dijo Gabriel Gómez.

Buscar empresas que sepan orientar

Las empresas con experiencia tienen listas de proveedores, salones, saben la disponibilidad de fechas de los recintos. Una empresa seria te va a decir la verdad, que sí se puede y que no para cumplir con el compromiso.

Previo al evento hay que ir a una prueba de menú, buscar empresas que lo hagan. Para que nuestros chef les dé a probar los alimentos y ellos elijan lo que más les agrade y sea tal cual fue en la prueba o como los clientes lo pidan.

Que las empresas cumplan lo que prometen

“Algo que busca el graduado es no tener problemas a futuro. Por eso hay que buscar empresas que tengan experiencia. Hay que preguntar ¿cuánto tiempo tienen de experiencia?, ¿cuántos eventos han realizado?, ¿Con qué sedes trabajan?

“Y uno de los temas principales es que la empresa cumpla lo que promete. Hoy en día esto es muy difícil en el ramo porque te encuentras con una oferta en donde te ofrecen muchos beneficios, hacen promesas que parece atractivas, pero que al momento de intentar cumplirlas, fallan”, destacó Gabriel Gómez.

La lucha por ganar clientes en este sector ha generado que empresas sin ética busquen amarrar clientes con falsas promesas, beneficios que no se pueden otorgar y engaños.

El engaño de los cinco tiempos de la comida

Con el afán de ganar clientes, algunas empresas ofrecen comidas de cinco tiempos, esto porque en las últimas horas del evento ofrecen chilaquiles o una taquiza.

“El menú es de tres o cuatro tiempos, siempre, es una entrada, crema o pasta, plato fuerte con guarniciones y el postre. Esa es la comida. No existe una comida de cinco tiempos.

“Cuando les llegan a decir que hay cinco tiempos es porque la torna fiesta de chilaquiles o los taquitos para rematar al final del evento, lo consideran un quinto tiempo, pero, es un evento aparte, el After Party. Parece insignificante, pero suele traer problemas”, dijo Gómez.

Esto al tomar en cuenta que muchas veces el número de los asistentes se reduce en las últimas horas del evento, pero al final el “quinto tiempo” también se cobró en su totalidad.

Eventos previos y posteriores

La organización de estos eventos ha cambiado, ahora además de la fiesta de graduación en la que se suma a la familia, amigos, conocidos, novios y novias, también se buscan eventos privados para los graduados.

Dentro de los pateques de graduación también se tienen viajes generacionales. Los alumnos que estén en condiciones económicas y de tiempo, pueden organizar un viaje privado.

Hay comités de alumnos que contratan eventos sólo para los graduados, ya sea de manera previa o posterior a la fiesta de graduación. Por lo general se renta un espacio en una discoteca o algún bar para bailar y convivir.

En ocasiones la postfiesta se realiza pensando en los compañeros que por alguna razón no puede realizar un viaje generacional, que suele ser común en algunas universidades.

Es tiempo de empezar con los preparativos

Los meses de febrero y marzo suelen ser los mejores para iniciar con los preparativos de las fiestas de graduación, sobre todo si se toma en cuenta que en esas fechas los salones, jardines y otros sitios sitios como clubes, aún tienen fechas disponibles.

Mientras más se acerque la fecha de la graduación menos posibilidades se tendrá de encontrar las mejores opciones y los precios aumentarán.

Fuente: Grupo Es Noticia